Management and leadership

Cette formation est entièrement gratuite pour toutes et tous.

La distance est vectrice de préjugés. Comprendre les différentes formes de distance permet de poser les bases du management à distance.

COMPRENDRE LA DISTANCE


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Selon vous, quels sont les principaux freins au travail à distance pour un collaborateur ?


PRESENCE PHYSIQUE
La personne est physiquement présente.
Elle est "au travail" mais ce qui ne veut pas dire qu'elle travaille ou même qu'elle y est disposée !
Certaines personnes sont par exemple présentes en réunion mais sont en vérité bien plus présentes sur leur smartphone !


PRESENCE MENTALE
La personne est mentalement présente et elle est "disponible" pour travailler.
Son esprit est tourné vers ce qu'elle doit faire mais cela ne signifie pas pour autant qu'elle s'y attèle.
Ne vous est-il jamais arrivé d'être devant votre ordinateur, prêt à faire quelque chose mais sans pour autant s'y mettre vraiment ?


PRESENCE EFFECTIVE
Ca y est ! La personne s'est effectivement mise à l'ouvrage : elle travaille.
Elle est donc en train de produire un effort pour délivrer ce qu'on attend d'elle.
Pourtant, fournir un effort n'est pas la garantie absolue d'obtenir le résultat souhaité !


PRESENCE EFFICACE
La personne fournit un travail efficace.
En d'autres termes, elle délivre le résultat qu'on attend d'elle et qui relève de la responsabilité qu'on lui a confiée !


Comprendre la distance

Comprendre les fondamentaux du management afin de comprendre comment manager à distance.

LES FONDAMENTAUX DU MANAGEMENT


Le management du travail à distance est complètement différent du management classique


CE QU'IL FAUT RETENIR EN RESUME


Faire vivre le projet d'équipe en animant la réunion collective du lundi matin cela peut sembler facile et pourtant cela ne l'est pas tant que ça.
Alors qu'en est-il lorsque plusieurs personnes sont à la fois sur site et certaines en télétravail ?
Suffit-il de passer en revue le point d'avancement de la semaine et les actions sur lesquelles se concentrer dans les jours à venir ?


Confier une mission à une personne et suivre l'avancement de son travail sans être sur son dos tout en faisant en sorte qu'elle connaisse ses marges de manoeuvre peut sembler simple quand on est dans le même bureau.
Mais quand on travaille à distance ?
Est-ce si aisé pour la personne qui est à distance de savoir la liberté qu'elle peut prendre ou d'avoir un retour sur son travail pour savoir si elle va dans le bon sens ?


Veiller à reconnaître le travail qu'une personne a réalisé, lui témoigner régulièrement des encouragements comme lui donner une information utile à ce qu'elle est en train de faire, c'est plus facile lorsque l'on voit la personne tous les jours en face à face !
Mais qu'en est-il à distance ?


S'assurer qu'une personne a bien compris ce qu'on lui disait peut paraître facile quand on travaille côte à côte. Des habitudes se sont prises et favorisent des compréhensions mutuelles.
Mais lorsqu'on communique à distance est-on toujours bien sûr d'être compris ?


Les fondamentaux du management

Porter la mission de l'entreprise et le projet de l'équipe pour donner un cap au travail de chacune et chacun est la 1ère exigence du rôle de manager. 
Découvrez dans cette leçon comment le manager doit faire la pédagogie permanente du projet de l'entreprise, de l'équipe et de son avancement, pour les personnes qui travaillent à distance. 

DONNER UN CAP


LE PROJET D'ENTREPRISE
Faire la pédagogie permanente du projet de l'entreprise (sa raison d'être et son ambition) et de ce qu'elle déploie pour la réaliser,  c'est expliquer :
la mission de l'entreprise,
les objectifs essentiels qu'elle poursuit
et la feuille de route qu'elle s'est donnée
pour permettre à chacun de s'approprier le sens de son action.


LE PROJET D'ÉQUIPE
Expliquer le projet d'équipe c'est faire comprendre ce à quoi les objectifs visés par l'équipe servent dans le cadre d'une ambition plus large à savoir celle du projet d'entreprise.
C'est en quelque sorte faire le lien entre ce dernier et ce que l'équipe doit faire.
C'est aussi expliquer l'ambition qu'on se donne dans l'équipe et ce qui la motive.


** LES ROLES **
Le manager doit ensuite expliquer comment chacun des postes de l'équipe participe à ce projet d'équipe.
Il faut que chacune et chacun comprenne le sens de son propre rôle et en quoi sa contribution personnelle participe au
projet collectif.


** LES DECISIONS **
La poursuite d'un objectif collectif demande de prendre des décisions au quotidien car rien n'est gravé dans le marbre, surtout en période d'incertitude.
Il faut donc ** sans cesse expliquer** en quoi les décisions prises le sont pour aller dans le sens de la réussite du projet collectif.


Lesquelles de ces propositions s'appliquent à la fois pour les personnes sur site et à distance ?


Donner un cap

L'organisation du travail de l'équipe est une dimension clé du management. Elle demande une vigilance particulière avec les personnes à distance dans les délégations que cette organisation suppose.

ORGANISER LE TRAVAIL


Déléguer ce n'est pas donner des ordres mais confier une responsabilité donc une autonomie !


Organiser le travail

Manager c'est gérer les ressources et notamment les moyens qui permettent aux personnes de travailler. Si c'est une affaire de budget spécifique à chaque cas de figure, dans le cadre du travail à distance, il s'agit surtout des conditions logistiques et des outils qui le rendent possible et efficace.

GERER LES RESSOURCES


Les ressources qui permettent de travailler à distance relèvent de deux sujets en particulier.
Cliquez sur la flèche pour les découvrir.


LA LOGISTIQUE
Les conditions matérielles et logistique du travail à distance : espace de travail dédié, etc.


LES OUTILS
Les outils du travail à distance qui correspondent aux outils digitaux collaboratifs (visio, etc.)


Il est nécessaire de choisir les outils en fonction de leurs caractéristiques...
... de la situation et des personnes destinataires.
N'oubliez pas, lorsque vous demandez quelque chose à votre interlocuteur, d'être précis dans votre demande et de préciser des délais / échéances plus ou moins courts !
Exemple
Quand ce n'est pas urgent, votre interlocuteur ne le sait pas forcément.
Or, si votre email est tardif, il pourrait à se mettre à travailler en dehors de ses horaires normaux alors que ce n'est pas nécessaire.


Quels enseignements tirer de ces deux exemples ?


Gérer les ressources

Manager c'est aussi s'assurer qu'on dispose des compétences pour mener à bien le projet collectif et veiller à leur développement.

MANAGER LES COMPETENCES


La capacité à privilégier le projet et le collectif avant les intérêts personnels
La reconnaissance d'un but commun
Une motivation aussi liée à la collaboration de tous les membres
Une mise en commun des fonctions, savoirs et informations
Une réelle acceptation d'une répartition des rôles
Une acceptation d’une coordination des rôles par une autorité
La capacité à poser la confiance mutuelle comme premier vecteur d’efficacité au travail
La capacité à rechercher la "synergie" des compétences et des qualités avant la valorisation individuelle


Les 8 "qualités" de la personne qui travaille à distance


Manager les compétences

Manager c'est développer l'engagement de toutes et tous pour le projet commun et donc veiller à la motivation des personnes et à leur reconnaissance au sens large du terme.

RECONNAITRE ET MOTIVER


La motivation n’est pas « externe ». En d'autres termes, on ne « motive pas quelqu’un ».
La motivation est « interne ».
On peut donc contribuer à ce que quelqu’un trouve les clés de sa motivation.


La reconnaissance et les récompenses financières contribuent à la motivation.
Mais à des degrés très divers selon les personnes.
C'est la motivation extrinsèque : la carotte et la bâton ;)


Mais ce ne sont pas les seuls moteurs, loin s’en faut !
L’amour du métier, le travail bien fait, se sentir utile... par exemple, sont de puissants leviers de motivation.
C'est la motivation intrinsèque.


Quels sont les résultats obtenus par la personne à distance ? Sont-ils conformes aux objectifs visés ?
Quels sont les contextes et environnements qui ont accompagné la réalisation ?
La délégation établie a-t-elle été respectée dans son fond et dans sa forme ? Dans son état d’esprit ?
Quel a été le niveau d’implication et d’engagement lors de moments cruciaux ou exceptionnels ?
Quel a été le niveau de réactivité lors d’adaptations nécessaires en cours d’année ?
Quel a été le niveau, le nombre et la régularité des initiatives prises dans le cadre de la délégation établie ?
Quel a été le niveau, le nombre et la régularité des propositions suggérées au-delà du cadre de la délégation ?
Quel a été le niveau de communication informelle assumée régulièrement par la personne à distance ?
Quel a été le niveau d’empathie développé auprès des autres membres de l’équipe ?


Check-list de la reconnaissance du travail d'une personne à distance


Reconnaître et motiver

Manager c'est faire vivre un projet collectif, lui donner une âme et fédérer les personnes autour de sa réussite.

ANIMER ET FEDERER


Veillez à ce que la distance n’introduise pas de différences sur les 4 axes précités (but commun, leaders, règles et valeurs, rôles) pour certaines personnes
La vie du projet ne dépend pas que de vous mais de l’implication de chacun ! veiller à ce que les personnes à distance aient des possibilités d’interaction avec les autres membres de l’équipe
Faites appel aux capacités d’animation des personnes à distance, elles peuvent peut-être faire des supers « community managers » !
Appuyez-vous sur le leadership de compétences des personnes à distance lorsque c’est possible
Mettez en place un moyen d’information collectif permettant aux personnes sur site et à distance d'avoir le même degré d’information et sans décalage de temps
Créez une communauté à l’aide des outils de communication ad-hoc pour inciter chacun à partager régulièrement
Animez la vie collective du projet avec des événements virtuels ET réels au cours desquels le leadership des personnes sur site ET à distance s’exprime
Célébrez les victoires ou les réussites et mettez-les dans la perspective du projet collectif
Recadrez les comportements individuels qui nuisent à l’intérêt du projet collectif et valorisez collectivement le comportement de celles et ceux qui ont fait quelque chose de bien pour celui-ci
Prenez le temps de l’écoute avec celles et ceux qui sont à distance pour prévenir tout risque d’isolement


Quelques recommandations pour fédérer à distance


Prendre des nouvelles spontanément de la personne à distance (sans autre intention) avec les modes de communication qu’elle utilise
Transmettre des ressources spontanément (un article, un site web, une idée, etc.) qui peut soit aider dans le travail ou nourrir la connaissance d’un sujet qui est cher à la personne qui est à distance
Faire preuve de gestes prévenants, de courtoisie, savoir-vivre,  régulièrement et en toute simplicité, à l’égard de la personne à distance, y compris par des moyens simples (un smiley, etc.)
Avoir une écoute attentive de ce qui intéresse l’autre et s’y intéresser vraiment
Faire des feed-back régulièrement mais spontanément en complément des procédures usuelles pour que la personne à distance dispose de repères complémentaires sur son travail
Prendre en compte les contraintes de l’autre dans tous les aspects logistiques (horaires des réunions, etc.)
Suivre ce qui compte pour l’autre, attentivement, en veillant à s’informer régulièrement
Utiliser les moyens techniques de communication qui sont les siens de façon régulière (visio, etc.)
Proposer une rencontre réelle à un moment qui convient à la personne à distance


Exemple de signes de confiance à distance


Animer et fédérer

Mettre en oeuvre les 6 dimensions du management demande d'échanger, communiquer, interagir, ce qui peut être plus délicat à distance.

COMMUNICATION ET RELATIONS


Veillez à ce que les horaires de vos messages et le moyen de communication choisi soient adaptés à la situation et acceptés de l’autre.
Faites un debriefing à distance après une réunion collective pour vous assurer de la bonne compréhension de ceux qui sont loin et de leur perception.
Attention aux échanges écrits, surtout lorsqu’ils sont sur des supports qui favorisent un langage télégraphique car les malentendus ou interprétations erronées arrivent très vite !
Soyez précis dans votre communication. N'hésitez pas à demander à votre interlocuteur de reformuler votre message pour vous assurer qu’il a compris.
Mettez vous à la place de l’autre en relisant vos messages : que va-t’il comprendre, entendre, ressentir ? Est-ce que le moment où il va recevoir ce message est approprié ? etc.
Formaliser davantage les échanges qu’en situation présentielle. Cela permet plus de clarté.
N’oubliez pas d’informer les personnes à distance comme vous le faites pour celles qui sont sur site même lorsqu’elles ne sont pas directement concernées car elles se sentiraient exclues.
Evitez les sollicitations en dehors des horaires de travail de l’autre, et si vous n’avez pas le choix, spécifiez l’échéance de votre demande pour laisser l’autre s’organiser.
Si vous en avez connaissance, coupez court aux rumeurs en rétablissant les faits.
Témoignez de la même disponibilité à distance (téléphone, meeting etc…) que sur site et que celle que vous attendez des autres


Communiquer à distance


Prenez vraiment le temps de longs échanges avec les protagonistes de manière à entendre les points de vue de chacun. Préparez ces échanges.
Incitez à expliquer la situation en détail, n’hésitez pas à prendre des notes, adoptez une écoute active, invitant vos interlocuteurs à expliciter ce qu’ils pensent, à donner des exemples concrets pour illustrer leur propos
Reformulez en distinguant les faits objectifs des opinions, que vous prenez comme tels, sans les trahir
Vous pouvez aussi inviter vos interlocuteurs à s’exprimer par écrit pour décrire la situation et leur point de vue. En formalisant, chacun prend du recul !
Si possible, prenez l’avis de tiers non impliqués mais qui peuvent vous éclairer
Ne trahissez jamais la confidentialité des échanges interpersonnels en disant à l’un ce que l’autre vous a dit sauf accord
Profitez des outils de communication à distance (un chat par exemple) qui peuvent aider certaines personnes à s’exprimer
Au téléphone, laissez passer les émotions, accepter les silences, et proposer de se rappeler plus tard si nécessaire. Evitez les vidéoconférences, plus "impliquantes" sur ce plan
Et si nécessaire… prenez le temps de vous déplacer


Gérer un conflit à distance


Communication et relations

La distance suppose aussi un certain nombre de recommandations pratiques qu'il est utile de connaître aussi pour un manager.

RECOMMANDATIONS PRATIQUES


Accepter que la personne qui travaille à distance puisse ne pas être disponible au moment souhaité car... elle travaille !
Respecter les horaires de la personne à distance car elle s’organise aussi pour être efficace !
Prendre en compte les difficultés logistiques de la personne à distance lorsque vous lui demandez de venir à une réunion ou de se déplacer.
Veiller à la qualité des échanges écrits car le style employé transmet plus qu’un simple message technique !
Faire attention au décalage horaire et à la pertinence du moment choisi pour vos échanges même s’il entre dans un créneau que vous estimez raisonnable.
Invitez les personnes à distance, y compris aux événements auxquels vous savez qu’elles ne pourront pas venir du fait de la distance, pour ne pas leur donner l’impression de ne pas faire partie du groupe.
Prenez le temps d’un échange agréable, personnel et informel dans vos échanges à distance (téléphone, mail etc.). Vous ne perdrez pas votre temps et vous donnerez une marque de sympathie !
Montrez que vous vous intéressez sincèrement à l’autre et à son environnement, notamment lorsqu’il s’agit d’un autre pays ou d’une autre culture.
La distance n’a pas besoin de moins de politesse, prévenance, et gentillesse que la présence !


Un peu de bienveillance ... concrète


Utiliser les moyens les moins intrusifs pour ne pas déranger l’autre de manière non sollicitée (message privé de type email vs téléphone par exemple).
Utilisez le champ « objet » de vos emails lorsque possible pour indiquer à l’autre ce que vous attendez de lui : pour info, pour action, etc. et lui éviter de perdre du temps.
Ne mettez en copie que lorsque cela est nécessaire pour votre interlocuteur.
Relancez avec parcimonie quand vous n’avez pas de réponse à vos emails. 24H peut aussi être un délai acceptable !
Lorsque vous avez un besoin urgent, privilégiez les outils de communication synchrones si c’est possible (téléphone, chat par exemple).
Lorsque vous utilisez des moyens de communication asynchrones (email par exemple) attendez et n’exigez pas une réponse dans la minute !
Répondez à vos messages. Ne pas répondre en pensant que l’autre va comprendre que la réponse est « non », par exemple, est impoli.
Si vous ne pouvez pas répondre dans les délais, informez votre interlocuteur que vous avez pris sa demande en considération qu’il sache au moins ce qu’il en est !
Ne cherchez pas à maîtriser à 100% tous les outils mais développez votre capacité à « jongler » avec ceux que vous avez : pour ne pas se retrouver en situation de blocage, pour être en mesure de choisir celui qui convient le mieux.
Le décalage temps est normal : la personne qui reçoit un message asynchrone n’en prend pas nécessairement connaissance au moment où vous lui envoyez !
Ce n’est pas parce que la technologie rend quelque chose possible ou plus facile à réaliser que c’est « mieux » de le faire ! Vous êtes le seul à pouvoir discerner ce qu’il est bien de faire !


Communiquer avec les outils digitaux


Placer la webcam à hauteur des yeux pour favoriser un contact direct
Utiliser de préférence un micro ou un casque avec micro pour que le son soit de qualité
Allumez votre webcam et votre micro dès le début pour que les personnes qui participent vous identifient bien
Arrivez un peu en avance pour accueillir chacun des participants et pour faire les tests techniques nécessaires
Expliquez les règles dès le début, même avec un écran de type mire d'accueil
Essayez de faire court et de prévoir des temps de pause
Sollicitez les personnes qui participent pour interagir avec elle, par exemple, à l'aide d'une fonctionnalité de sondage ou tout simplement en les invitant à s'exprimer
Surveillez le chat et ne laissez pas de personnes pour compte avec des questions sans réponse, quitte à indiquer que vous y reviendrez plus tard
Veillez à la qualité des supports que vous utilisez
Si vous avez besoin de son en partage d'écran (pour jouer une vidéo dans un powerpoint par exemple) faites des tests avant car tous les outils de visio ne le permettent pas de la même manière
Si vous invitez les participants à consulter des liens web en cours de visio, donnez leur une heure précise pour revenir dans la visio, faute de quoi vous en perdrez en route
Demandez aux participants de mettre leur webcam et micro au début parce que vous n'avez pas envie de parler à un mur ! Même s'il vaut mieux ensuite les désactiver pour réduire la consommation de bande passante.
Et n'oubliez jamais qu'une réunion qui ne sert à rien est inutile à distance aussi !


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